Como aumentar el rendimiento del equipo I (La medición)

Existen muchos factores que inciden en la capacidad productiva de las personas y por extensión en el rendimiento de los equipos: la motivación, las convicciones, los roles, las aptitudes y las actitudes, la competitividad, etc.. Antes de entrar a comentar algunas de ellas, desde la perspectiva de mi propia experiencia, quiero dedicar este post a reflexionar sobre el proceso de medición. 

El rendimiento como tal, es el ratio resultante del beneficio obtenido frente al coste de los medios empleados para conseguirlo. Así pues, en última instancia, estamos hablando de números.

Puede parecer una perogrullada, pero para mejorar algo, en primer lugar debemos ser capaces de medir su estado actual y a través de reiteradas mediciones, conocer el avance o retroceso del objeto de la medición. En este sentido, el rendimiento de un equipo, no es una excepción.

Es evidente que la medición en sí, no aporta valor a proceso de mejora, tan solo es una herramienta que, en base al valor de las magnitudes medidas, nos permitirá tomar decisiones al respecto. Si se me permite la licencia, en este caso, no tendremos el problema de Heisemberg ya que podremos medir tanto la “posición” como el “momento” (asemejando la masa a los integrantes de nuestro equipo), con suficiente precisión para el propósito que nos ocupa.

Antes de marcarse un objetivo de mejora, es necesario conocer, la velocidad productiva actual y la tendencia de esta velocidad en un periodo determinado de tiempo (el mínimo necesario para permitir ajustar el objetivo, no solo a la posición sino a la tendencia). En base a este análisis preliminar, se podrá fijar un objetivo de mejora más realista.

A todos nos suena aquello de que los objetivos deben ser S.M.A.R.T. (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Time-Bound), por eso es importante seleccionar y determinar con acierto los objetivos a conseguir, pero estos objetivos, nos deben permitir hacer mediciones intermedias, yo diría que diarias.

El proceso de medición, no debe ser un elemento distorsionador en la velocidad productiva y por lo tanto, no debe tener un coste apreciable, en forma de esfuerzo adicional para el equipo. Además de por los motivos evidentes, un esfuerzo adicional en este sentido, no suele tener buena acogida, al menos al comienzo .

Durante el proceso, es importante analizar los inesperados cambios de tendencia, así como los picos y valles en velocidad productiva. Seguramente sea un indicador de fallo en la definición de objetivos, bien por exceso o por defecto.

El proceso de medición constante de la capacidad productiva, no solamente es una herramienta que permite detectar problemas de forma inmediata, sino que en la mayoría de las ocasiones, al menos desde mi experiencia, no tiene por que verse como un mecanismo de control sino como un elemento de superación, que además, puede favorecer la comunicación y la motivación entre los miembros del equipo.

Es importante que los datos resultantes de las mediciones sean públicos y analizados por el conjunto del equipo, pero antes de entrar en esa fase, se debe hacer un ejercicio preliminar de establecimiento de métricas (más adelante se pueden cambiar o ajustar), indicadores y toma de datos inicial, para presentar el planteamiento al equipo, con el trabajo mínimamente elaborado, que facilite su comprensión y acogida. No se trata de controlar, se trata de ayudar a mejorar  en lo personal y colectivo. No se trata de trabajar más, sino de sacar mayor provecho al esfuerzo realizado.